Enklere styrehverdag for idrettsrådene med Klubbkontor

Lars Martin Monsen, Vestfold idrettskrets
02.01.2017
Idrettskretsene har ønsket bedre arbeidssituasjon for idrettsrådene. Vi har påpekt at det bør være enklere å overta og stå i et styreverv. Opplæring av neste rolleinnehaver er nødvendig, men det meste bør ligge kontinuerlig tilgjengelig for videreføring!

Vestfold idrettskrets hadde en felles samling for idrettsrådene 10. februar 2016. Der kom spørsmålet om hvordan situasjonen oppleves og hvordan styrearbeidet foregår konkret. Det var spesielt fokus på tilgang til og bearbeiding av nyttig og nødvendig informasjon for å løse oppgavene. Nær alle idrettsrådene var tilstede og svarene var etter idrettskretsens oppfatning ganske entydige.

 

Situasjonsbeskrivelse:

Det er absolutt ikke riktig å tegne et «dystert» bilde av situasjonen! Samtidig er realiteten at det ikke er helt enkelt å håndtere hele informasjonsbehovet:

 

STYRETS INTERNE INFORMASJON:

• Dokumenter er ofte spredd på forskjellige steder, hos forskjellige personer, på forskjellige formater og medier og ikke tilgjengelig når den enkelte trenger den.
• Mesteparten av kommunikasjonen og delingen av informasjon foregår på e-post, og da stort sett til private e-postadresser.
• Oversikt både over e-postene og i tillegg vedlagte dokumenter, er ofte en krevende oppgave, innimellom annen privat e-post.
• Systematisk lagring i tillegg til sikkerhetskopiering er ytterligere krevende for de fleste: Hvor skal jeg lagre og hva er gjeldende dokumentversjon?
• Når man overtar et verv er nødvendig informasjon av disse grunner lite oversiktlig eller utilgjengelig. Man begynner derfor ofte på et nytt system, etter hva den påtroppende er vant med utfra egne preferanser.
• Informasjon kan også bli borte når nye personer overtar, siden forrige rolleinnehaver ofte ikke har noe komplett arkiv å dele, og kontinuiteten blir så som så.
•Det blir krevende å sette seg inn i den oppgaven man har sagt ja til, med i beste fall bratt læringskurve.

 

INFORMASJONSKANAL UTAD:

• Nyttig informasjon som gjelder alle idrettslag i en kommune bør være tilgjengelig ett sted, både fra idrettsrådet og ev. andre deler av Idretten. Alle styreprotokoller f.eks. bør lett kunne søkes opp av medlemmene.
• Årshjul og annen informasjon på kalenderformat, er nyttig for alle i en kommune, særlig om dette kommer fra alle idrettslag og ligger i idrettsrådets kalender på deres nettside.
• Det er kun noen få råd som har tatt et mer omfattende grep der et minimum av styredokumenter ligger felles tilgjengelig i en eller annen kommersiell såkalt "skytjeneste". Disse har fått dette til p.g.a. intern IT-kompetanse, men løsningen kan være krevende å videreføre. Nettsiden er ev. laget av en lokal leverandør for å ha et minimum av ei "oppslagstavle". Noen få har større leverandører av dette, sjelden med mulighet for krysspublisering med andre.
• Kommunikasjonen foregår fortsatt som regel via privat e-post, selv om samskriving i dokumenter er tilgjengelig.

Dette berører klart den enkelte frivilliges energibruk. Tilgang og kvalitet på riktig informasjon skal være en av idrettsrådets viktigste ressurser. Det daglige, interne arbeidet skal foregå lettest mulig og informasjonsdelingen klart forenkles. For å holde frivilligheten levende og få mennesker til fortsatt å ta på seg viktige oppgaver, er vi avhengige av bedre arbeidsformer og tilhørende verktøy.

 

Enklere styrehverdag!

Sentralt i dette ligger at det er selve arbeidsformen i bunnen som sikrer god informasjonstilgang og - behandling. Dataverktøy skal støtte opp under arbeidet, for enklere håndtering av hver oppgave.

I Vestfold idrettskrets har man nettopp startet pilotprosjektet som er opphav til overskriften her. Det fortsetter på nyåret og Idrettsrådene i Vestfold skal både få positiv og tett oppfølging framover, og i tillegg skal erfaringene komme landets øvrige idrettsråd tilgode.

NIF-IT og samarbeidspartner Atea har lansert to løsninger som nettopp understøtter idrettsrådenes viktige arbeid:

 

1. En gratis nettside tilgjengelig for alle idrettsråd i hele Norge, der nyttig og kontinuerlig oppdatert informasjon ligger klar fra dag én. Der kan man også "krysspublisere" informasjon på tvers av idrettens organisasjonsledd, med stadig nye muligheter framover.
2. Et KlubbKontor som kan kjøpes, med et styrerom der all informasjonsbehandlingen i styret kan foregå. Rollebasert e-post og pålogging gjennom denne, sørger for kontinuitet for neste rolleinnehaver og alltid samme adresse. Også en felles postboks der det aller meste av idrettsrådets korrespondanse kan/bør foregå: Dermed sikres hele styret oversikt over idrettsrådets e-postgang og alle henvendelser til idrettsrådet samles. Man slipper personavhengig korrespondanse, med unntak at når det av rollehensyn er ønskelig. KlubbKontor har også et eget prosjektrom som kan tas i bruk, der man kan samhandle med både interne og eksterne. Der har kun prosjektdeltakerne arbeidstilgang. Eksempler kan være en anleggsplan, en høringsuttalelse eller en sammenslåingsprosess. Det kan involvere alt fra noen få "saksbehandlere", aktuelle ressurspersoner i saken til f.eks. alle idrettslederne i kommunen, helt etter behov.

 
NYTTEVERDI:

• KlubbKontor er nok den delen som gir størst gevinst, med tanke på forenkling, effektivisering, åpenhet og kvalitet.
• Nettsiden er på en annen måte særdeles viktig som informasjonskanal, både internt for idretten og for andre innbyggere i kommunen.
• Sammen blir de et godt totalverktøy. Finnes også for idrettslag og andre organisasjonsledd, se bl.a. Norges Seilforbunds satsing.
• For Vestfolds idrettsråd er begge løsningene gratis siden man deltar i pilotprosjektet.